Как упорядочить организационный хаос

03/07/2013

Существуют организации, которые не жалуются на количество дел, на занятость сотрудников или же на их профессионализм, на недостаток внутриорганизационных встреч и обсуждений, однако все равно не достигают значительных результатов.

Здесь постоянная суета и движение, сотрудники часто остаются допоздна, на первый взгляд и дел много, и нагрузки. Однако если спросить сотрудников, для чего они делают то, что делают, что стоящего дают организации или самим себе, за что конкретно отвечают, не смогут ответить. Это в особенности проявляется тогда, когда что-то портится, организация пятится назад, не видно человека, ответственного за конкретное дело, или же тогда, когда срочно надо сделать что-то, но не видно, кому это следует поручить, все валят ошибки друг на друга, и правильно воспринимать ситуацию и сделать вывод становится невозможно.

Разумеется, в движении нет ничего плохого, но если это не дает результата, тогда и это движение неправильно запланировано, возможности и мотивы людей, вовлеченных в это движение, тоже неправильно организовано.

Мы выделили несколько причин, вызывающих это:

1. Нечеткая ответственность: часто люди не знают четко, что входит в их обязанности, или чему служит их работа, какую реально пользу они создают. Они не знают точно, какой вопрос из вмененных им функций является приоритетным и все, невзирая на значение, делают беспорядочно, хаотично. Между тем качество дела портится, или растягивается во времени.

2. Заработная плата: зарплата часто достаточно высокая, что возможно соответствует должности, а не функциям, которые реально выполняют и именно поэтому из-за застенчивости и, опасаясь того, чтобы им не урезали жалованье, стараются показать руководителям, что они достаточно заняты, делают много дел, постоянно в бегах, и тем самым умудряются оправдать свою заработную плату.

3. Схема неправильной работы руководителей: большинство руководителей поздно приходят на работу, и остаются допоздна. Часто подчиненным беспорядочно дают задания. Иногда могут дать им очень много и сложных поручений, которые требуют сделать или в невозможно короткие сроки и поминутно спрашивают, закончили или нет, или вообще забывают о задании, и не спрашивают о нем. А если сотрудник без спроса принесет выполненное задание, у них может быть такая реакция, будто не имело значения, был выполнен этот вопрос, или нет.

Причиной этого является какая-нибудь из перечисленных выше, все вместе, или что-то другое, в любом случае необходимо найти пути, посредством которых удастся искоренить организационный хаос, и все будут знать кто, что, для чего и сколько делает.
Искоренить можно с применением следующих приемов:

1. Возложить на сотрудников четкую ответственность и функции: для каждого сотрудника должно существовать рабочее описание, сообразное реальности, следует четко выделить их задачи, функции, ответственности. Вместе с тем, следует объяснить каждому сотруднику данное описание, обсудить и внедрить его.

2. Следует сформировать систему отчетности: деятельность собственно сотрудников должна быть так разделена, чтобы один не мог выполнить работу, пока другой не доведет до конца какой-то вопрос. А также можно сформировать систему, по которой сотрудники будут обязаны описать, что они делали в рабочее время. Эти отчетности могут быть ежедневными (их будут отправлять непосредственным руководителям), ежемесячными или ежеквартальными. В результате этого можно узнать, сделал ли реально сотрудник в данный период то, что ему поручали, и насколько была эта деятельность стоящей. Сотрудник уже будет ориентирован не просто на то, чтобы создавать видимость, будто занят, а на создание конкретных результатов.

3. Изменить среду и культуру: правильная организация работы и превращение этого в организационную культуру является одной из предпосылок эффективности организации. Вместе с тем, рабочая среда должна максимально подходить сотруднику, должна быть как можно менее стрессовой, все должны быть обязаны рано приходить на работу и вовремя покидать офис. Следует постараться внедрить спокойную атмосферу.

Данные изменения смогут помочь миновать безрезультатную занятость сотрудников и это постоянное движение сделать похожим на организованный "хаос", который будет вызван реальными целями и задачами.

"Стратегия и организация"
Автор: Нино Шарипашвили

Это не временный кризис, а фундаментальное изменение в экономике

Forbes Georgia: Привлекательность и опасность рынка недвижимости: опасайтесь низких цен

Экономическая зависимость Грузии от России растет - исследование TIG

Грузинские мифы о малом и среднем бизнесе

Директор European Village LLC: у каждого застройщика свои соблазны. Но мы выбрали другой путь

Почему лжет статистика?

Как повысить эффективность государственных предприятий

Как Грузия стала «криптовалютным раем»

Как упорядочить организационный хаос