Первая задача контроля

05/07/2012

Когда у нас нестерпимо болит, мы вспоминаем о враче, который поставит диагноз, выпишет рецепт и вместе с тем скажет, как использовать его для того, чтобы быстро выздороветь.

Так происходит и в случае с организациями.

Часто бывает ощущение, что не все получается так, как нам бы этого хотелось, благодаря обстоятельствам или/и субъектам процесс организационного развития тормозится и дисциплина хромает. В такое время невольно всплывают такие слова, как проверка, инспекция, изучение, осмотр, наблюдение. Между тем, почти все пути в конечном итоге ведут к контролю. И в случае организации есть несколько задач активизации контроля:
1. Выявление изъянов/погрешностей.
2. Анализ предпосылок погрешностей и разработка рекомендаций.
3. Обеспечение адекватного реагирования на погрешности.

В разных организациях эти задачи могут иметь разную приоритетность. Однако только в случае наличия всех трех может контроль работать полноценно и эффективно. На этот раз хотим рассказать о решении, принятом в одной из организации, в которой приоритетом избрали первую задачу. Постараемся лаконично и просто сформировать решение, потому как считаем, что и данное решение схожее, однако полагаем, достаточно совершенное.

Усиление функции контроля мы начали с определения цели. Сошлись в том, что основная суть контроля в данном случае подразумевала формирование такой системы контроля, которая должна была обеспечить в организации выявление как можно больше пробелов, нарушений и погрешностей. У этой организации к тому времени уже имелись хорошо развитые инструменты анализа и реагирования, следовательно, больше акцента надлежало сделать на развитие диагностики.

Все, включенные в этот процесс персоны имели компетентное мнение, основанное на опыте и знании. Упоминание формирования системы контроля выдвинули на передний план такие идеи, как например развитие системы дистанционного контроля, задействование системы точечного контроля, развитие каналов для принятия жалоб и т.д. Разумеется, каждая идея звучала интересно и непременно бы понадобилась для лучшего выполнения функции контроля, однако одно, что идей было перечислено много, но в реальности мы не могли всех осуществить. Другое, что все более или менее сомневались в том, что из этих идей получится, насколько они могли выявить максимально много изъянов.

Один из участников процесса представил свое предварительно подготовленное видение, ответил на многие вопросы и в конечном итоге оказался альтернативным фаворитом для всех. Решение было довольно примитивным и интересным. Он предложил разделить понятие контроля на три части: предварительный, текущий и последующий. Сначала это решение внесло туманность, однако каждую часть он пояснил примерно таким образом:

Предварительный контроль

Таким путем можно обнаружить те пробелы, которые легко проявляются в результате осмотра и проверки. Их своевременное выявление необходимо для того, чтобы провести превенцию погрешностей, то есть сократить возможность возникновения тех проблем, которые могут вызвать неотлаженная среда, или инвентарь и оснащение.

Главный путь для обеспечения предварительного контроля, помимо осмотра, приходился на тестирование. Конкретней, надлежало создать такую систему, которая могла протестировать знание стандартов и соответствие сотрудников с мощностями техники.

Текущий контроль

Этим путем можно обнаружить те пробелы, которые существуют в ходе деятельности, просто у нас максимально хорошо развиты каналы приема этих пробелов с тем, чтобы иметь полноценную информацию о существующих погрешностях в текущем процессе.

Потребители лучше всех видят слабости нашей деятельности, соответственно, они становятся наиболее реальными контролерами текущих процессов. Поэтому тема обратной связи с потребителем частично является составляющей текущего контроля, когда во время обслуживания им дается возможность зафиксировать существующие перед ними барьеры, пробелы или сильные стороны обслуживания.

Помимо обратной связи здесь стало необходимо выдвинуть тему развития дистанционного контроля. Было согласовано, что следует сделать систему online контроля, которая подразумевала установку камер в точках обслуживания/производства и контроль деятельности сотрудников и соответствия с порядками организации.

Последующий контроль

Последующий контроль более всего оказался новой темой. Не у всех был опыт делать это. Однако его значение было явным. Этот путь дает возможность, обнаружить уже допущенные пробелы, о которых у нас нет информации. Однако при его выявлении можно обратиться к превентивным мерам. А также последующий контроль можно превратить в дополнительную мотивацию для сотрудников с тем, чтобы намного лучше выполнять дело.

Было согласовано, что произойдет планомерное, но выборочное изучение уже осуществленной/завершенной деятельности, будет разработана форма обратной связи с потребителем о завершенном обслуживании, и детально будут исследованы причины и предпосылки зафиксированных пробелов

Данную концепцию контроля вскоре же разделили стороны, участвующие в процессе. Вероятно, выбранные в реальности пути в большей мере покажут, насколько решат намеченные пути задачи контроля. Однако полагаем, что подобное разделение задачи контроля поможет выявить максимально много потенциальных пробелов, существующих в текущем режиме погрешностей и уже допущенных нарушений. Тем временем, хорошо развитая система диагностики будет хорошей предпосылкой для анализа этих пробелов, подготовки рекомендаций и планировки реагирования.

"Стратегия и Организация"
Автор: Этери Мунджишвили

Это не временный кризис, а фундаментальное изменение в экономике

Forbes Georgia: Привлекательность и опасность рынка недвижимости: опасайтесь низких цен

Экономическая зависимость Грузии от России растет - исследование TIG

Грузинские мифы о малом и среднем бизнесе

Директор European Village LLC: у каждого застройщика свои соблазны. Но мы выбрали другой путь

Почему лжет статистика?

Как повысить эффективность государственных предприятий

Как Грузия стала «криптовалютным раем»

Первая задача контроля