По существующей до сих пор процедуре, принцип учета затрат на топливо, а затем их списания в траты, был очень осложнен, что создавало серьезные проблемы предпринимателям.
Для новой процедуры, необходимо соблюдение всего нескольких основных процедур:
1. у предпринимателя должна быть документация о приобретении топлива, предусмотренная законодательством;
2. топливо должно быть расписано на основные средства, находящиеся во владении или пользовании предприятия (как автотранспорт, так и спецтехника);
3. предприниматель должен вести учет того, на какое автотранспортное средство, сколько и какой тип топлива было выдано.
Для списывания трат на топливо достаточно, чтобы предприниматель раз в месяц фиксировал показатель одометра.
По техническим характеристикам автотранспортных средств и показаниям одометра подсчитывается размер потраченного топлива с 20-процентной допускаемой погрешностью. Также предусмотрен возраст автотранспортного средства. Для автотранспорта, произведенного более 5 лет назад, допускаемая погрешность составляет 25 процентов.
Если автотранспортное средство или спецтехника, употребляет топливо, в больших размерах, чем допущено вышеупомянутыми нормами, то предприниматель должен вести учет фактической траты и на основании соответствующего экспертного заключения, произойдет учет данных трат и их списание.